Zacznijmy od początku… Outsourcing definiowany jest często jako długoterminowe zlecenie pełnienia pewnych funkcji ze sfery działalności organizacji przez firmę zewnętrzną, które pozwala organizacji skoncentrować się na swojej podstawowej działalności.
Ta długofalowa strategia może przynieść przedsiębiorstwu oszczędności rzędu nawet dwudziestu procent. Polega ona na takim zorganizowaniu organizacji, żeby niektóre z jej działań odbywały się poza nią i były kontrolowane przez zewnętrzne firmy. Coraz bardziej popularne, również w Polsce, staje się przekazywanie firmom zewnętrznym niezbędnych dla właściwego funkcjonowania przedsiębiorstwa czynności, odbiegających od profilu działalności zasadniczej, takich jak: obsługa list płac, obsługa transportowo-podróżnicza, recepcja, telemarketing, obsługa klienta, opieka nad samochodami służbowymi czy też rekrutacja pracowników.
Gdzie to się zaczęło?
Korzenie tej metody zarządzania sięgają lat siedemdziesiątych, kiedy to w Stanach Zjednoczonych outsourcing pojawił się po raz pierwszy. Początkowo swoim zakresem objął jedynie zagadnienia związane z IT, a to przede wszystkim z powodu bardzo wysokich kosztów przeprowadzanych nieustannie zmian technicznych. Stopniowo coraz więcej przedsiębiorstw dochodziło do wniosku, iż nie będą w stanie stać się ekspertami w więcej niż jednej, dwóch dziedzinach, tendencja ta oprowadziła do wyzbywania się przez przedsiębiorstwa niektórych sfer swej działalności i powierzaniu ich prowadzenia specjalistom. Zmieniła się wyraźnie struktura wielkich korporacji, które coraz częściej stanowią obecnie globalny szkielet, z tysiącami małych firm partnerskich.
Z tego powodu, np.: firmy przetwórcze sprzedawały swoje plantacje, młyny i fabryki, aby skoncentrować się jedynie na dystrybucji i sprzedaży swojego produktu oraz upowszechnieniu znaczenia i znajomości swojej marki.
W ten oto sposób kolejnymi dziedzinami, które zostały objęte outsourcingiem stały się między innymi: administrowanie płacami, księgowość, niektóre aspekty zarządzania zasobami ludzkimi (szczególnie rekrutacja), szkolenia czy telemarketing w połączeniu z obsługą klienta. Wiele koncernów osiągnęło w ten sposób kolejny etap organizacyjny, określany jako firma wirtualna, co oznacza przekazanie całej swej dotychczasowej działalności profesjonalistom w konkretnej dziedzinie.
Jak znaleźć miejsce dla outsourcingu w firmie?
Podstawową kwestią staje się dla firmy wyłącznie dokładne zdefiniowanie podstawy swej działalności, a wtedy wszystko inne może być traktowane jako działania dodatkowe i wspierające. Firmy zewnętrzne dbają o to, aby administrowane stanowiska były zawsze zajmowane przez odpowiednie osoby, a w przypadku, gdy jakaś osoba nie spełnia wymagań stanowiska pracy lub po prostu musi odejść, na to miejsce wprowadzana jest inna.
Korzystając z profesjonalnej organizacji pracy oszczędza się koszty i efektywnie wykorzystuje swój czas pracy, ulegają zmniejszeniu koszty jednostkowe. Redukcja kosztów związanych ze szkoleniami oraz rozwojem bazy technologicznej powoduje eliminację ryzyka związanego z odpowiedzialnością za właściwe naliczanie zobowiązań podatkowych i innych, nie ma potrzeby angażowania natychmiastowego i trwałego kapitału firmy, pojawia możliwość korzystania z rabatów przy okazji innego zakresu współpracy.
Odmiana outsourcingu: outsourcing płac
Szczególną formą outsourcingu jest outsourcing płac – payroll, którego istotą jest przekazanie tworzenia listy płac na zewnątrz, przez co zachowana jest gwarancja iż, tajemnica wynagrodzeń będzie dochowywana. Payroll jest to forma zarządzania od wielu już lat z powodzeniem wykorzystywana w krajach zachodniej Europy oraz Stanach Zjednoczonych. W Polsce nie wiele firm póki co przekonało się do tej formy. Menedżerowie stając przed problemem czy: zostawić płace w firmie i pokrywać koszty związane z utrzymaniem w ruchu sprzętu i zatrudnionymi w dziale ludźmi czy oddać naliczanie płac na zewnątrz, decydują się pozostać przy tym jak było, z boku pozostawiając koszty, nie podejmując próby ich redukcji.
Metoda ta jawi się również jako sposób na oszczędzanie, zlecając bowiem obsługę płac zewnętrznej firmie, zatrudnia się jednocześnie wysokiej klasy specjalistów a tym samym skrócony jest czas wykonania prac administracyjnych. Korzystając z usług firm zewnętrznych, korzysta się z wysokiej klasy specjalistycznego sprzętu oraz oprogramowania co zwiększa efektywność, a korzystając ze sprawdzonych systemów monitorowania zmian w prawie uzyskuje się bieżącą informację.
Na polskim rynku zlecanie administracyjnych funkcji firmom zewnętrznym jest zjawiskiem stosunkowo nowym. Dziś z outsourcingu korzysta wiele przedsiębiorstw. Jedne są przekonane, że dzięki temu stają się bardziej konkurencyjne, inne chcą jedynie pozbyć się kłopotu. Na rozwój tej formy współpracy miało wpływ szereg czynników: oddziaływania zachodnich systemów zarządzania promujących efektywność, coraz bardziej konkurencyjny rynek i poszukiwanie sposobów na obniżenie cen produktów lub usług poprzez redukcję kosztów. Ponadto częste zmiany w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych, a co za tym idzie konieczność stałego śledzenia przepisów i dostosowywania się do nowych wymogów stworzyło konieczność posłużenia się wykwalifikowaną kadrą specjalistów, której często brak wewnątrz firmy. Za outsourcingiem przemawia także konieczność zapewnienia poufności i utajnienie wysokości wynagrodzeń.
Usługa outsourcing’ zaczyna odgrywać kolosalne znaczenie i coraz większy krąg organizacji będzie wkrótce ogarnięty jej ideą. Stwarza ona bowiem duże możliwości rozwoju i pozwala na osiągnięcie wielu sukcesów tak firmom jak i kierującym nimi menadżerom.
Małgorzata Wiśniewska